تماس با ما: 1616
بازگشت به سایت ایثار Header image
حوزه سند
تعاون - اداره کل مددکاری
نوع سند
دستورالعمل ها
فیلترها
شهید
جانباز
آزاده
والدین شهید
فرزند شهید
فرزندان جانباز بالای 25%
فرزند جانبازان زیر 25%
خواهر و برادر شهید
همسر شهید
فرزند آزاده بالای 25%
مرجع صدور
مدیر کل مددکاری اجتماعی و مشاوره

عنوان
دستورالعمل اجرایی طرح سپاس
متن

دستورالعمل اجرایی طرح سپاس
مقدمه :
با یاری خداوند متعال مراحل اول تا سوم طرح سپاس از سال 1389 تا کنون ابلاغ و اجرا شده است و در این مدت با زحمات همکاران محترم و مشارکت دستگاه های استانی هرسال تعداد قابل توجهی از ایثارگران دیدار شدند .به منظور بررسی میزان اثربخشی طرح سپاس ، چندین طرح پژوهشی انجام شده است که با بهره گیری از نتایج پژوهش های انجام شده نسخه جديد طرح سپاس به شرح زیر ابلاغ می گردد :
ماده یک : تعریف
طرح سپاس عبارت است از: ارتباط بین منابع انسانی واجدشرایط بنیاد ، معتمدین معین و سایر دستگاه ها « با تاکید بر دستگاه متبوع ایثارگر » با جامعه هدف به منظور ارائه خدمات و پاسخگویی و شناسائی ملموس نیازها در جهت افزایش رضایتمندی ایثارگران
ماده دو : سياست ها و راهبردها
1. تأكيد بر حفظ عزت ، كرامت و منزلت خانواده هاي شهدا وايثارگران در كليه مراحل اجراي طرح
2. تأكيد بر اثر بخشي ، تقويت و ارتقاء كيفيت و پرهيز از گرايش به توسعه كمي ديدارها
3. توجه به وضعيت فرهنگي ، اجتماعي ، سن ، نوع مشكل و ... در ديدار با جامعه هدف
4. بهره گيري از منابع انساني و امكانات تمامي حـوزه هاي بنياد با ظرفيت شبكه هاي اجتماعي و امكانات ساير دستگاه ها و نيروهاي مردمي با مديريت حوزه مددكاري ، مديران كل استان ها و رؤساي شهرستان ها در اجراي طرح
5. طراحي و سامان دهي ساختار سازمان و فرآيند هاي كاري با توجه به نيازها و الزامات طرح سپاس در جهت ارائه خدمات از طريق مراجعه خادم به مخدوم
ماده سه : اهداف
1. حفظ و تعالی منزلت اجتماعی ایثارگران
2. شناسایی نیازهای واقعی جامعه هدف و همچنین شناسائی و شکوفایی توانمندی های ذاتی و اکتسابی ایثارگران از طریق ارتباط مستقیم با آنها
3. پیشگیری از بروز مشکلات و آسیب های روانی و اجتماعی وایجاد زمینه برای ارتقاء سطح بهداشت و سلامت جامعه هدف
4. ارائه خدمات قابل ارائه از طریق مراجعه به جامعه هدف به منظور تحقق عدالت در بهره مندی ایثارگران از خدمات
5. تکمیل و به روز رسانی اطلاعات و اسناد مربوط به ایثارگران به منظورتکمیل بانک های اطلاعاتی بنیاد و ترویج فرهنگ ایثار و شهادت
ماده چهار : جامعه هدف
الف : خانواده های شاهد شامل :
1 ـ والدین معزز شهدا 2 ـ همسران محترم شـهد ا 3 ـ فرزندان گرامی شهدا که به صورت مستقل زندگی می کنند ( با اولویت فرزندان معلول ، فاقد حاضن ، دانشجو ....)
ب : جانبازان و آزادگان شامل :
1 ـ جانبازان 25% و بالاتر 2 ـ آزادگان 3 ـ خانواده جانبازان متوفی 4 ـ خانواده آزادگان 5 ـ خانواده جانبازان 25% و بالاتر « همسر و فرزندان تحت پوشش جانباز»
ماده پنج : ارکان و تشکیلات طرح
الف ) شورای راهبری مرکز:
به منظور پیگیری و نظارت بر اجرای صحیح طرح ، شورای راهبری با عضویت افراد زیر تشکیل می شود :
1. رئیس بنیاد یا نماینده تام الاختیار ایشان « رئیس »
2. معاون تعاون و اموراجتماعی ( نایب رئیس )
3. معاون توسعه مدیریت
4. معاون فرهنگی و آموزشی
5. معاون بهداشت و درمان
6. معاون حقوقی و امور مجلس
7. مدیرکل توسعه منابع انسانی
8. مدیرکل حراست
9. مدیرکل مددکاری « دبیر شورا »
10. رئیس مرکز نوسازی و تحول اداری
11. مدیرکل دفتر ارزیابی عملکرد و رسیدگی به شکایات
12. رئیس مرکز ارتباطات و مراجعات ( هاتف )
13. مديركل آمار و فناوري اطلاعات
تبصره : در صورت لزوم از مشاورین و مدیران بنیاد و سایر صاحب نظران دعوت خواهد شد

ـ وظایف شورای راهبری به شرح زیر می باشد :
1. اعلام نظر و تصویب سیاست ها و اصول کلی
2. راهبری ، مدیریت و هدایت منابع سازمانی و غیر سازمانی برای اجراء طرح
3. تعیین سازو کارها و ضوابط نظارتی
4. بررسی نتایج ارزیابی شاخص های بهبود در عملکرد سازمان و وضعیت جامعه هدف بر اساس اجرای طرح
5. ارزیابی دوره ای برنامه و انعکاس بازخورد اجرای طرح به استان
تبصره 1: هر یک از حوزه ها موظف به تهیه و ارائه گزارش عملکرد حوزه مربوطه به دبیرخانه شورا می باشند
تبصره 2 : برای اجرای هر چه صحیح تر این طرح کارگروه های تخصصی زیر نظر شورای راهبری در صورت لزوم تشکیل می شود
ـ وظایف دبیر خانه شوراي راهبري :
1. تشکیل جلسات ، تهیه و ابلاغ صورت جلسات شورای راهبری
2. جمع آوری و تنظیم گزارش عملکرد با همکاری حوزه های مختلف بنیاد و استان ها
3. ارزیابی دوره ای عملکرد استان ها بر اساس گزارش های واصله
4. تهیه پیش نویس دستورالعمل ها با همکاری کارشناسان
ب ) کار گروه های برنامه ریزی و هماهنگی استان
کار گروه برنامه ریزی و هماهنگی استان به شرح زیر می باشد :
1. مدیرکل بنیاد استان « رئیس »
2. معاون تعاون و امور اجتماعی « نایب رئیس »
3. معاون توسعه مدیریت و منابع انسانی
4. معاون فرهنگی و آموزشی
5. معاون بهداشت و درمان
6. کارشناس ( رابط ) حراست
7. رئیس اداره مددکاری و مشاوره استان ( دبیر )
8. رئیس مرکز ارتباطات و مراجعات استان ( هاتف )
9. رئيس اداره آمار و فناوري اطلاعات
10. در صورت لزوم روسای شهرستان ها
وظایف کارگروه برنامه ریزی و هماهنگی استان عبارت است از :
1. برنامه ریزی برای اجرای مفاد این طرح با استفاده از تمامی منابع و امکانات درون و برون سازمانی
2. برنامه ریزی برای شناسایی نیازهای واقعی و حل مشکلات جامعه هدف در محل سکونت
3. تهیه طرح های پیشنهادی برای پیشگیری از بروز مشکلات و آسیب های روانی ، اجتماعی و اقتصادی جامعه هدف با بهره گیری از اطلاعات مراجعین به جامعه هدف
4. برآورد و تامین هزینه های اجرای طرح از منابع بنیاد و استفاده از ظرفیت و امکانات سایر سازمان ها
5. تهیه و ارائه گزارش از وضعیت واقعی جامعه هدف به همراه پیش بینی نیازهای آتی
6. هماهنگي براي به روز رسانی سامانه ها و بانک های اطلاعاتی خدمات ایثارگران
7. برنامه ریزی برای جمع آوری آثار فرهنگی شهدا و ایثارگران توسط عوامل اجرایی طرح
8. ارزیابی دوره ای اجرای طرح از طریق نظر سنجی از جامعه هدف و عوامل اجرایی در سطح استان
ج ) ستاد اجرایی شهرستان به ریاست رئیس شهرستان و عضویت مسئولین ذیربط در بنیاد شهرستان تشکیل خواهد شد
وظایف ستاد اجرایی شهرستان عبارت است از :
1. تهیه جدول زمانی مراجعه به جامعه هدف بر اساس مفاد این طرح و اجرای آن در شهرستان با هماهنگی کارگروه برنامه ریزی و هماهنگی استان
2. سازماندهی منابع انسانی بنیاد شهرستان ، معتمدین معین و سایر دستگاه ها برای مراجعه به جامعه هدف بر اساس جدول زمانی و اقتضائات و اولویت های تعیین شده
تبصره : برای استفاده از منابع انسانی مستقر در بنیاد استان ، با هماهنگی استان اقدام شود
3. برنامه ریزی برای مراجعه دوره ای عوامل اجرایی به جامعه هدف ، شناسایی نیازها و مشکلات آنان و پیگیری برای تامین نیازها و حل مشکلات تا حصول نتیجه در محل مراجعه و پیگیری مواردی که می بایست در سطح بنیاد یا سایر دستگاه ها رسیدگی شود و اعلام نتیجه و پاسخ به جامعه هدف از طريق مركز هاتف .
ماده شش : روش های اجرایی
روش هاي اجراي اين طرح عبارت است از :
الف : مراجعه حضوری با رویکرد :
 جامعه محور
 سازماندهی ارتباط مسئولین نظام ( یاد یاوران )
 تعمیق و تخصصی سازی ارتباط
 دیدار در مناسبت های خاص
ب : ارتباط تلفنی

الف ) مراجعه حضوری
در این روش کلیه کارکنان واجد شرایط و مدیران بنیاد ، موظف هستند که ساعاتی از روز و یا روزهایی از هفته با تشکیل گروه های مختلف و براساس اقتضائات جامعه هدف با همکاری کارکنان سایر دستگاه ها ، معتمدین معین و پزشکان طرح پایش سلامت ، سازمان های مردم نهاد ، مساجد و ... در اجرای طرح با مدیریت دبیرخانه طرح به شرح زیرمشارکت کنند :

ردیف گروه هدف دیدارکنندگان هدف دیدار دوره زمانی
1 خانواده های فاقد مشکل کلیه مدیران ، مسئولین ، کارکنان واجد شرایط بنیاد و سایر سازمان ، سازمان های مردم نهاد ، مساجد ... سطح شهرستان و استان با رویکرد جامعه محور و رویکرد سازماندهی ارتباط مسئولین نظام تجلیل و تکریم حداقل سالی
یک بار
2 خانواده های در معرض مشکل یا دارای مشکل کلیه مدیران ، مسئولین بنیاد و کارشناسان حوزه تخصصی مرتبط با نوع مشکل و مسئولین سایر سازمان ها ی مرتبط با موضوع با رویکرد تعمیق و تخصصی سازی ارتباط و رویکرد سازماندهی ارتباط مسئولین نظام پیشگیری از بروز مشکل یا پیگیری آن حداقل سه ماه
یک بار

1 ) رویکرد جامعه محور
شناسایی ، هماهنگی و سازمان دهی ارتباط عموم جامعه ، تشکل های مردمی ، تشكل هاي ايثارگر، نخبگان ايثارگر، انجمن ها ، هیات ها دانشجویان ايثارگر ، گروه هاي دانش آموزي ، هنرمندان ، ورزشكاران ، صنوف ، ائمه جمعه و جماعات ، تشكل هاي فرهنگي و ..... به منظور دیدار و برقراری ارتباط با ایثارگران و بهره مندی از برکات و آثار معنوی آن و توسعه فرهنگ ایثار و شهادت
2 ) رویکرد سازماندهی ارتباط مسئولین نظام ( یاد یاوران )
هماهنگی با مديران ارشد و مديران مياني دستگاه هادر سطح مركز ، استان و شهرستان و نمایندگان مجلس شورای اسلامی به منظور برقراری ارتباط هماهنگ با ایثارگران در طول سال برابر برنامه

3 ) رویکرد تعمیق و تخصصی سازی ارتباط
ارتباط سازمان يافته تیم های تخصصی متشكل از کارکنان واجدشرایط حوزه هاي مختلف بنياد در قالب طرح سپاس به منظور ارائه خدمات مرتبط به ايثارگران در منزل و هماهنگی برای دیدار مدیران بنیاد در سطح ستاد مرکز و استان با تعدادی از ایثارگران شرکت کننده در اردو ، همایش ، یادواره شهدا و ... به صورت چهره به چهره
تبصره : دیدار مدیران ستاد مرکز و استان در حاشیه همایش ، اردو و ... می بایست در سیستم سجایا در قسمت جلسات دیدار ، آیکون ملاقات عمومی مدیران ستادمرکز و ملاقات عمومی مدیران استان انتخاب و ثبت گردد .
4 ) دیدار در مناسبت های خاص
در راستاي تحقق اصل مدیریت زمان و استفاده بهينه از بستر منـاسبت های ملی و مذهبی ، برنامه دیدار ویژه از ایثارگران به شرح زیر پیش بینی شده است :
الف ) طرح سپاس از علم داران حماسه ( ديدار نمايندگان ولي فقيه و ائمه جمعه سراسركشور با جانبازان به مناسبت روز جانباز )
هدف
تجليل از جانبازان و يادگاران زنده حماسه آفريني ملت دين مدار ايران در عرصه دفاع از ارزش هاي والاي انقلاب اسلامي ، در سالروز ولادت با سعادت قمرمنيربني هاشم « ع » علم دار حماسه عاشورا و روز جانباز، با حضور نمايندگان محترم ولي فقيه در مراكز استان ها و ائمه محترم جمعه سراسر به نمايندگي از مقام معظم رهبري « مدظله العالي » و به منظور تفقد و تلطف از اين عزيزان همسران و خانواده جانبازان و قدرداني از همراهي ايشان با جانبازان ، ابلاغ سلام مقام معظم رهبري « مدظله العالي » به جانبازان به مناسبت روز جانباز مصادف با چهارم شعبان ميلاد حضرت ابوالفضل عباس در هر سال و تجليل از مقام و مرتبه ايثارگري ، شناسائي نيازها و مشكلات احتمالي و پيگيري تا حصول نتيجه
سياست ها و راهبردها
1. تأكيد برحاكميت فضاي معنوي و تلطف در ديدارها و پرهيز از دامن زدن به مسائل و مشكلات مادي و در عين حال دقت در شناسايي و رسيدگي به هنگام به درخواست هاي احتمالي
2. تأكيد بررعايت عدالت و دقت در انتخاب جانبازان واجد شرايط .
3. تأكيد بر اثربخشي ، تقويت و ارتقاء كيفيت و استفاده از فضاي ايجاد شده در جهت رضايتمندي ايثارگران
4. توجه به سنخيت و وضعيت فرهنگي و اجتماعي جانباز
5. حضور مؤثر مديركل و رؤساي شهرستان ها در معيت گروه هاي ديداركننده
6. تأكيد برمحوريت امام جمعه محترم و همراهي مديران ارشد استان با شهرستان در برنامه
7. تأكيد بر نتيجه مداري ديدار از طريق پيگيري به موقع درخواست يا مشكلات مطروحه احتمالي
8. تأكيد بر تمركز و توجه به جانبازاني كه تاكنون به نوعي مشمول توجه واقع نشده يا مورد تجليل ويژه قرار نگرفته و يا تجربه مشابه را نداشته باشند .
جامعه هدف
جانبازان بالاي 70% يا كمتري كه عارضه ي نمايان جانبازي داشته باشند ، جانبازان مبتلا به بيماري صعب العلاج كه نماد شكيبايي در برابر ابتلاء باشند ، جانبازان داراي شاخصه هاي فرهنگي و اجتماعي ، جانبازان اقليت هاي ديني و يا اهل سنت ، جانبازاني كه افتخار عضويت در خانواده شهداء را داشته باشند ، جانبازان مؤنث
تبصره1 : تركيب تيم های دیدار متشكل از امام جمعه ، مسئول و كارشناسان بنياد و مقام مدعو خواهد بود .
تبصره2 : سهميه دیدار براي هر تيم سه ديدار می باشد .
تبصره3 : تهیه هديه و تكميل فرم گزارش توسط نماينده بنياد
تبصره4 : گزارش دیدارهای انجام شده می بایست در سیستم سجایا ثبت شود .

ب ) طرح سپاس از فجر آفرینان ( ديدار از خانواده شهدا از 22 بهمن لغایت 22 اسفند )
هدف
ديدار از حداقل 22 هزار خانواده شهید در سراسر كشور به منظور ایجاد فضای شایسته در تجلیل و تکریم از ایثارگران و جلب توجه عمومی به بعد ارزشمند گرامیداشت شهداء ، ابلاغ سلام مسئولین نظام به مناسبت سالروز پیروزی انقلاب اسلامی و تاسیس بنیاد شهید و امور ایثارگران ، تلطف و دلجوئي ازوالدین ، همسران و فرزندان شهدا و خانواده جانبازان شهید و آزادگان شهید و قدردانی از صبر و استقامت ایشان در 22 بهمن لغایت 22 اسفندماه هرسال (حدفاصل سالروز پیروزی انقلاب اسلامی و تأسیس بنیاد شهید و امورایثارگران )
سياست ها و راهبردها
1. تأكيد بر ابعاد معنوي و تجلیل و تکریم در ديدارها متناسب با هدف طرح
2. تأكيد بر اثربخشي ، تقويت و ارتقاء كيفيت و استفاده از فضاي ايجاد شده در جهت رضايتمندي خانواده های شاهد
3. حضور مؤثر مديركل و رؤساي شهرستان ها در معيت گروه هاي ديداركننده
4. تأکید بر بهره گیری از توان بسیج در برنامه دیدار
5. تأكيد بر تمركز و توجه به خانواده شهدایی که كه تاكنون به نوعي دیدار نشده یا کمتر دیدار شده اند .
6. تاکید بر دیدار از خانواده های شهدا دوره انقلاب وشهدایی که تاریخ شهادت ایشان در این فاصله زمانی ( 22 بهمن تا 22 اسفند ) می باشد
7. تأکید بر اولویت دیدار از خانواده شهدایی که در مناطق دورافتاده یا روستاها ساکن می باشند .
جامعه هدف
خانواده شهدا ( والدین ، همسر و فرزندان شاهد ، خانواده جانبازان شهید و آزادگان شهید )
تبصره1 : تركيب تيم های دیدار متشكل ازمدیران و کارکنان سایر سازمان ها ، معتمدین معین ، تشکل های مردم نهاد ، صنوف ، ائمه جمعه و جماعات و .... خواهد بود .
تبصره2 : گزارش دیدارهای انجام شده می بایست در سیستم سجایا ثبت شود
پ ) طرح ابراهیمیان
هدف :
بهره گیری و راستای استفاده بهینه از فرصت معنوی ایجاد شده از ایام پر برکت دهه ذیحجه ( دهه امامت و ولایت )و اعیاد سعید قربان و غدیر در جهت تکریم جامعه ایثارگری در فاصله زمانی عید قربان تا غدیر هرسال
جامعه هدف
خانواده شهداء به ویژه والدین شهدایی که شهید متولد اعیاد غدیر و قربان بوده و یا تاریخ شهادت آنان با اعیاد غدیر و قربان مصادف بوده ، شهدای گرانقدر عرفه ، غدیر وجمعه خونین مکه ، شهدای منا، ایثارگران سادات و ایثارگرانی که به حج تمتع مشرف شده اند .
ت ) روز تکریم مادران و همسران شهداء ( ام البنين )
دیدار و تکریم از مادران و همسران شهداء به ویژه مادران چند شهید و مادران گرانقدر شهید که همسر شهید نیز می باشند و مادران و همسران شهدایی که همکار و خادم شهدا هستند توسط همسران مدیران بنیاد و دستگاه های استانی و شهرستانی ، نمایندگان مجلس شورای اسلامی و ... در 13 جمادی الثانی مصادف با سالروز وفات بانوی فداکار حضرت ام البنین «س»
تبصره1 : تركيب تيم های دیدار متشكل ازهمسران مدیران سایر سازمان ها ، بانوان معتمد معین ، بانوان عضو تشکل های مردم نهاد و .... خواهد بود .
تبصره2 : گزارش دیدارهای انجام شده می بایست در سیستم سجایا ثبت شود
ث ) دیدارویژه رمضان ( طرح ضيافت)
دیدارائمه محترم جماعات و مبلغین مذهبی از ایثارگران با همکاری و هماهنگی با دستگاه های ذیربط نظیر سازمان تبلیغات اسلامی و دفاتر ائمه محترم جمعه و ارائه توصیه های اخلاقی و بیان احکام شرعی در کنار دلجویی از ایثارگران در ماه مبارك رمضان
تبصره : گزارش دیدارهای انجام شده می بایست در سیستم سجایا ثبت شود .
ج) دیدار هفته وحدت
هدف :
ایجاد فضای شایسته تجلیل از ایثارگران متناسب با مناسبت هفته وحدت و دیدار از آنان به ویژه ایثارگران اهل سنت با بهره گیری از مشارکت مؤثر معتمدین معین و نخبگان ایثارگر حد فاصل 10 الی 17 ربیع الاول هرسال مصادف با میلاد مسعود نبی اکرم ( ص )

جامعه هدف :
خانواده های شاهد (والدین ، همسروفرزندان شاهد ) ، جانبازان و آزادگان به ویژه ایثارگران اهل سنت
تبصره: گزارش دیدارهای انجام شده می بایست در سیستم سجایا ثبت شود .
مراحل اجرای طرح سپاس ( ديدار حضوري )
1 تهیه وابلاغ دستورالعمل
2 بررسی دستوالعمل طرح سپاس در شورای اداری استان به منظور هماهنگی دیدارها ، پیشگیری از تکرار دیدارها ، حل مشکلات و هماهنگی برای تهیه و اهدای هدایای مناسب
3 ابلاغ طرح از طریق استاندار به سازمان های سطح استان
4 شناسایی افراد واجد شرایط استان برای مشارکت در طرح با درنظرگرفتن به شرایط احراز زیر :
شرایط احراز اعضای تیم دیدار :
 داشتن تحصیلات کارشناسی یا بالاتر یا تجربه کار مددکاری
 داشتن حداقل 5 سال سابقه کار
 علاقه مندی و توانایی برقراری ارتباط موثر با ایثارگران
 تسلط بر ضوابط ، قوانین و مقررات مرتبط با ایثارگران
 شرکت در دوره های آموزشی
تبصره : تشخیص صلاحیت افراد و گروه های مراجعه کننده از جهت توانایی ، تخصص ، خبرگي ، اخلاق و... به عهده ستاد اجرایی شهرستان می باشد
5 برگزاری دوره آموزشی و شرکت افراد تایید شده در دوره
6 تعیین سهمیه دیدار هر سازمان ( اعم از دولتی ، مردم نهاد و غیره ) در سطح استان
7 تشکیل گروه های دیدار و تعیین سرپرست گروه
8 توزیع پرونده ایثارگران به نسبت کارکنان واجدشرایط
9 انجام دیدار و تهیه گزارش
10 ثبت گزارش دیدار در سیستم سجایا
تبصره 1 : در مواردی که دیدارها با مشارکت سایر سازمانها انجام می شود نماینده بنیاد در تیم دیدار موظف به تهیه گزارش و ثبت اطلاعات در سیستم سجایا می باشد
تبصره 2 : در مواردی که دیدارها با هماهنگی و بدون حضور نماینده بنیاد انجام می شود دیدار کننده موظف به تهیه و ارائه گزارش به بنیاد جهت ثبت در سیستم سجایا می باشد
11 گروه های مراجعه کننده بر اساس رهنمودهای مقام معظم رهبری با هدف « رسیدگی » به مفهوم « تلطف و احوالپرسی و خبرگیری... محبت و ملاطفت و همراهی و همدلی » و با انگیزه « سپاسگزاری » به زیارت خانواده ها نائل و در صورت طرح درخواست و یا شناسایی مشکل نسبت به راهنمایی ، پاسخگویی وثبت در سیستم سجایا به منظور پیگیری تا حصول نتیجه از طریق مر کز هاتف اقدام خواهند کرد .
12 در مواردی که خانواده ایثارگر دارای مشکل خاص باشد ، خانواده از لیست دیدارهای عمومی خارج و کارشناس مرتبط با موضوع مشکل و در صورت لزوم با همکاری سایر سازمان ها ، به خانواده مراجعه نمایند
تبصره : گروه های دیدار از مداخله در مسائل حرفه ای مربوط به حوزه های تخصصی جداً خودداری نمایند .
وظایف گروه های مراجعه کننده
1. دریافت جدول اسامی ، مشخصات و اطلاعات مربوط به جامعه هدف تحت پوشش گروه از سیستم سجایا قبل از هر مراجعه
2. دریافت اطلاعات مربوط به قوانین ، مقررات و خدمات قابل ارائه به خانواده های مذکور
3. هماهنگی برای تامین وسیله ایاب و ذهاب برای مراجعه توسط سرپرست گروه
4. تهیه هدیه مناسب برای تقدیم به خانواده براساس اقتضائات شهرستان
5. هماهنگي قبلي با خانواده ها براي اطلاع از مراجعه گروه به آنان
6. مراجعه به جامعه هدف
7. ابلاغ سلام مسئولین به خانواده و در صورت طرح در خواست از سوی خانواده ، پاسخگویی از طریق اعلام راه حل های قانونی وارجاع برای پیگیری وحل مشکل به حوزه تخصصی و تبیین و اقناع ایثارگر
8. جمع آوري اسناد و آثار شهداء و ايثارگران طبق دستورالعمل هاي معاونت فرهنگي و اموراجتماعی
9. ثبت کلیه اطلاعات مربوط به هرمراجعه در سیستم سجایا توسط کاربر سیستم
10. در موارد عدم حضورخانواده در منزل ، تغییر آدرس و عدم پذیرش موارد در آیکون جلسه دیدار ثبت شود .

ب ) ارتباط تلفنی با جامعه هدف :
در این روش مدیران بنیاد در سطوح شهرستان ، استان و ستاد مرکز شامل : روسا ء ، معاونین و روسای ادارات بنیاد استان، روساء ومعاونین بنیاد شهرستانها و خواهران مددکار ( برای ارتباط با فرزندان اناث و همسران شهداء ، همسران جانبازان متوفی و جانبازان مونث ) از طریق ارتباط تلفنی با ایثارگران به شرح زیر تعامل برقرار می کنند:
اهداف
1. تجلیل و تکریم از فداکاری و ایثار جامعه هدف
2. تعمیق وتوسعه ارتباط مدیران بنیاد با جامعه هدف
3. شناسایی نیازها ومشکلات واقعی جامعه هدف
4. ایجاد زمینه برای تحقق شعار «مراجعه خادم به مخدوم» وراهبرد« طرح سپاس »

سیاست ها :
1. تاکید بر رویکرد فرهنگی واجتماعی و پرهیز ازطرح مسائل و مشکلات معیشتی .
2. اولویت بندی گروه های مختلف جامعه هدف بر اساس اقتضائات منطقه ای و ویژگی های گروه های ایثارگری .
3. تاکید بر حفظ و ارتقاء منزلت اجتماعی ایثارگران .
نحوه اجرا :
1. سازماندهی اطلاعات از قبیل تهیه فهرست اسامی ،مشخصات وخلاصه اطلاعات پرونده جامعه هدف همراه با شماره تلفن ایشان
2. توزیع اطلاعات بین مدیران ذیربط با تعیین اولویت های مربوط به آن
اولویت ها عبارت است از :
الف ) خانواده های ساکن در مناطق دور ، بیماران ، مهاجرین ،سالمندان و آسیب دیدگان
ب ) ایثارگران شاخص مانند فرماندهان ، جانبازان 70% به بالا ، خانواده های بیش از یک شهید و ...
ج ) کسانی که مراجعه حضوری کمتری به بنیاد دارند .
3. برقراری ارتباط تلفنی با افراد تعیین شده.
4. ارائه گزارش در شورای معاونین استان یا شورای مسئولین شهرستان.
5. ارجاع مواردی که نیاز به پیگیری دارد به مراجع ذیربط در بنیاد یا سایر سازمانها و پیگیری تا حصول نتیجه .
6. ثبت اطلاعات در سیستم سجایا
تبصره : درتماس تلفنی با ایثارگربه مناسبت ها مانندسالگرد شهادت ،سالگرد عملیات ها، روز جانباز ، روز تولد فرزند شهید ، و همچنین نکات ایمنی و امنیتی و محرمانه تلقی شدن شماره تلفن ایثارگران به منظور پیشگیری از ســـوء استفاده های احتمالی توجه شود .
مجریان برنامه:
1. روسا ء ، معاونین و روسای ادارات بنیاد استان
2. روساء ومعاونین بنیاد شهرستانها .
3. خواهران مددکار ( برای ارتباط با فرزندان اناث و همسران شهداء ، همسران جانبازان متوفی و جانبازان مونث )
ماده هفت : آموزش و توجیه عوامل اجرایی طرح :
عوامل اجرایی اعم از کارکنان بنیاد ، کارکنان سایر دستگاه ها و معتمدین معین می بایست نسبت به اهداف ، برنامه و نحوه اجرای طرح به شرح زیر توجیه شوند .
1 . برگزاری همایش های توجیهی برای روسای شهرستان ها
2 . برگزاری جلسه توجیهی برای مجموعه عوامل اجرایی اعم از کارکنان بنیاد ، سایر دستگاه ها و معتمدین معین
3 . آموزش گروه های مراجعه کننده در قالب برنامه ای مدون از طریق ادارات کل توسعه منابع انسانی و مددکاری اجتماعی و مشاوره
ماده هشت : ملاحظات اساسی
1. دبیر خانه طرح در حوزه مددکاری است ،و کلیه حوزه ها موظفند فعالانه در اجرای طرح با دبیر خانه همکاری نمایند .
تبصره : در مورد چگونگی ارزشیابی مدیران توسط اداره کل ارزيابي عملكرد و رسيدگي به شكايات و درخصوص ارزشیابی کارکنان در راستای طرح سپاس توسط اداره کل توسعه منابع انساني اقدام خواهد شد . میزان همکاری هریک از کارکنان بنیاد در مراجعه به ایثارگران ، پیگیری و حل مشکلات ایشان در ارزشیابی پایان سال کارکنان موثر می باشد .
2. نظر به اینکه رازداری یکی از اصول مهم ارتباط می باشد ، در تهیه گزارش پس از مراجعه و در تمامی مراحل ، حفظ اطلاعات و اسرار می بایست مورد توجه جدی قرار گیرد
3. پیگیری مشکلات می بایست طبق ضوابط و مقررات باشد و از دادن وعده های غیر قابل اجرا پرهیز شود
4. مراجعه به همسران و فرزندان شاهد و جانبازان مونث یا همسران جانبازان متوفی و ... حتی الامکان توسط خواهران انجام شود .
5. در مراجعه به ایثارگران اعضای گروه می بایست با توجه به وضعیت خانواده ، نوع مشکل و .... وقت کافی برای بررسی و گفتگو با خانواده اختصاص دهند و از شتابزدگی و نيز انتخاب گزينشي خانواده ها خوداری نمایند .
6. در انتخاب اعضای گروه ، توانائی و مهارت برقراری ارتباط با جامعه هدف و رعایت تناسب فی مابین مورد توجه قرار گیرد .
7. با توجه به تأکید بر یکپارچه سازی برنامه ها و طرح های مختلف ، توصیه می شود زمینه ارتباط بین این طرح و معتمدین معین به نحوی برقرار شود که معتمدین معین ( شبکه همیاران ) هر منطقه در اجراي برنامه و هماهنگی برای حضورگروه هاي مراجعه و ایثارگران در برنامه های پیش بینی شده ، نقش مؤثری ایفا کنند.
8. تاکید بر مدیریت زمان و توجه به مناسبت ها در مراجعات به خانواده ها
9. ثبت دقیق تجارب و مسائل و مشکلات و ابتکارات برای بهره گیری در اجرای بهتر طرح مورد توجه قرار گیرد